新宿オフィス空間株式会社（以下「当社」といいます。）は、会議室運営に関連して取得するお客様の個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他関連法令・ガイドラインを遵守し、適切な取扱いおよび保護に努めます。本プライバシーポリシーは、当社が運営するウェブサイト rimklam.pro および当社の会議室サービスにおける個人情報の取扱いについて定めるものです。
1. イントロダクションおよび会社情報
本プライバシーポリシーにおける個人情報の管理者は、新宿オフィス空間株式会社です。
- 事業者名：新宿オフィス空間株式会社
- 所在地：東京都新宿区西新宿6-12-5
- メールアドレス：[email protected]
- 電話番号：+81 3 5348 7621
- ウェブサイト：rimklam.pro
- 事業内容：会議室の運営、予約受付、関連付帯サービスの提供
当社は、会議室の予約受付、利用管理、問い合わせ対応、請求・決済、施設運営の改善等のために個人情報を取り扱います。
2. 取得する個人情報および取扱い
当社は、以下のような個人情報を取得することがあります。
- 氏名、会社名、部署名、役職名
- 住所、電話番号、メールアドレス
- 予約情報（利用日時、利用人数、利用会議室、利用目的、備考等）
- 請求情報、支払情報、取引履歴
- お問い合わせ内容および対応履歴
- ウェブサイト利用情報（IPアドレス、Cookie、閲覧履歴、アクセス日時、端末情報、ブラウザ情報等）
- 防犯カメラ映像、入退室記録その他施設安全管理のために取得する情報
当社は、適正かつ公正な手段により個人情報を取得し、偽りその他不正の手段により取得することはありません。
また、当社が運営する会議室の性質上、法人のお客様による団体予約や来訪者の受付対応のため、代表者情報、同伴者情報、入室記録等を取り扱う場合があります。
3. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。
- 会議室の予約受付、確認、変更、キャンセル対応のため
- 会議室および付帯サービスの提供、管理、運営のため
- 本人確認、利用資格確認、入退室管理、安全管理のため
- 料金の請求、決済処理、未払金の督促のため
- お問い合わせ、苦情、トラブル対応のため
- 利用状況の分析、サービス品質の向上、新サービスの開発のため
- 広告配信、キャンペーン案内、メールマガジン送信等のマーケティングのため
- 法令に基づく対応、行政機関・裁判所・警察等への対応のため
- 不正利用防止、セキュリティ確保、事故防止のため
- 採用応募者への連絡、選考、採用管理のため（採用活動を行う場合）
上記の利用目的の範囲を超えて個人情報を利用する場合には、法令に従い、あらかじめ本人の同意を取得するか、又は法令上認められる場合を除きません。
4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠
当社は、日本法に基づき、個人情報保護法その他の適用法令に従って個人情報を取り扱います。個人情報の取得・利用・提供は、以下のいずれかに該当する場合に行います。
- 本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
- 国の機関又は地方公共団体等への協力が必要な場合
- 契約の履行、利用申込への対応、利用料金の請求等、正当な事業運営上必要な場合
また、Cookie等を用いたアクセス解析や広告配信については、必要に応じて同意管理に基づき実施します。
5. 個人情報の第三者提供および共同利用
当社は、次の場合を除き、本人の同意なく第三者に個人情報を提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合
- 国の機関又は地方公共団体等に協力する必要がある場合
- 業務委託先に対し、利用目的の達成に必要な範囲で提供する場合
当社は、会議室運営、予約管理、決済処理、メール配信、システム保守、清掃・警備等の業務を外部委託することがあります。この場合、当社は委託先を適切に選定し、必要かつ適切な監督を行います。
当社が第三者提供を行う場合、提供先、提供する情報の項目、提供の目的等を明示し、必要に応じて本人の同意を取得します。
6. 個人情報の第三国への移転
当社は、クラウドサービス、メール配信サービス、アクセス解析サービス等の利用に伴い、個人情報が日本国外に保存又は処理される場合があります。これに該当する場合、当社は、個人情報保護法その他適用法令に従い、当該国における個人情報保護制度、提供先の保護措置、および本人が講じ得る措置を確認し、適切な安全管理措置を講じたうえで移転を行います。
必要に応じて、本人の同意を取得するか、法令上認められる範囲でのみ移転します。
7. 保存期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令で定められた期間に限って保存します。保存期間の目安は以下のとおりです。
- 予約・利用履歴：契約履行および紛争対応に必要な期間
- 請求・決済関連情報：会計、税務、法令上必要な期間
- 問い合わせ記録：対応完了後、一定期間
- 防犯カメラ映像・入退室記録：安全管理上必要な期間
- 採用応募情報：選考・採否決定後、一定期間または応募者の同意がある期間
保存期間経過後は、当社は適切な方法で消去又は匿名化します。
8. ご本人の権利
個人情報保護法その他適用法令に基づき、ご本人は、当社が保有する自己の個人情報について、以下の権利を有する場合があります。
- 利用目的の通知の請求
- 開示の請求
- 内容の訂正、追加又は削除の請求
- 利用停止、消去又は第三者提供の停止の請求
- データポータビリティに関する権利が法令上認められる場合の請求
- 法令上認められる範囲での異議申立て
これらの請求を行う場合は、本人確認のうえ、法令に従って合理的な期間および範囲で対応します。ただし、法令により請求に応じられない場合があります。
9. 同意の撤回
ご本人が個人情報の取扱いについて同意した場合でも、同意はいつでも撤回できます。ただし、撤回前に行われた取扱いの適法性には影響しません。
同意の撤回をご希望の場合は、下記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。撤回により、当社サービスの一部または全部が利用できなくなる場合があります。
10. 苦情申立ての権利
当社の個人情報の取扱いに関してご不満、ご意見、ご質問、苦情がある場合は、当社までご連絡ください。当社は、迅速かつ誠実に対応します。
また、個人情報保護法に基づく苦情の申出や相談については、個人情報保護委員会その他の関係機関に申し立てることもできます。
11. 個人情報の安全管理
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、紛失等を防止するため、以下を含む適切な安全管理措置を講じます。
- 組織的安全管理措置：管理体制の整備、取扱状況の確認、委託先管理
- 人的安全管理措置：従業者教育、秘密保持義務の徹底
- 物理的安全管理措置：入退室管理、書類・媒体の施錠保管
- 技術的安全管理措置：アクセス制御、暗号化、ログ管理、マルウェア対策
- 外的環境の把握：国外で個人情報を取り扱う場合の制度確認と保護措置
万一、個人情報の漏えい等が発生した場合は、法令に従い、必要な報告および本人への通知を行うとともに、再発防止策を講じます。
12. お問い合わせ先
当社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等の請求、同意撤回、苦情等については、以下までご連絡ください。
- 事業者名：新宿オフィス空間株式会社
- 住所：東京都新宿区西新宿6-12-5
- メールアドレス：[email protected]
- 電話番号：+81 3 5348 7621
お問い合わせ内容によっては、本人確認のため追加情報のご提示をお願いする場合があります。
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、サービス内容の変更、運営上の必要性等に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により周知します。
変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める施行日から効力を生じます。定期的に本ページをご確認ください。
制定日および最終更新日については、必要に応じて当社が別途表示します。